Tầng năm báo trần nhà vệ sinh chung nhỏ nước, tầng bảy hỏi vì sao máy lạnh hành lang chạy yếu. Còn khách thuê tầng ba vừa gửi thư phàn nàn: sáng thứ Hai đến làm việc thì sảnh thang máy đầy bụi khoan từ đêm trước. Với tòa nhà văn phòng, một việc sửa nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến cả chục đơn vị đang thuê.

Khác với một văn phòng riêng, tòa nhà văn phòng có nhiều chủ thể cùng dùng chung một hạ tầng: ban quản lý, chủ đầu tư, từng khách thuê với hợp đồng và giờ làm việc riêng. Cải tạo không có kế hoạch chung thì dễ thành chuỗi việc chắp vá, mỗi tầng một kiểu, thợ ra vào không kiểm soát.

Bài viết này giúp ban quản lý và chủ tòa nhà sắp xếp thi công, sửa chữa và cải tạo tòa nhà văn phòng trọn gói: khu chung và hệ thống kỹ thuật làm trước, chia ca ngoài giờ, báo trước cho khách thuê để công việc kinh doanh trong tòa nhà vẫn chạy.

Trả lời nhanh

Thi công, cải tạo tòa nhà văn phòng trọn gói nên bắt đầu từ khảo sát hệ thống kỹ thuật chung và khu vực chung, sau đó lập lịch thi công theo tầng, theo khung giờ ngoài giờ hành chính, có thông báo trước cho từng khách thuê. Việc gây ồn, bụi hoặc cần cắt điện, cắt nước nên dồn vào buổi tối hoặc cuối tuần.

Tòa nhà văn phòng khác văn phòng riêng ở điểm nào

• Nhiều đơn vị thuê cùng lúc: mỗi đơn vị có giờ làm việc, mức chịu ồn và yêu cầu riêng.
• Hạ tầng dùng chung: tủ điện tổng, trục cấp thoát nước, máy lạnh khu chung, thang máy, hệ thống báo cháy đều phục vụ nhiều tầng.
• Khu vực chung là bộ mặt tòa nhà: sảnh, hành lang, nhà vệ sinh chung, cầu thang bộ là nơi khách thuê và khách của họ nhìn thấy mỗi ngày.
• Ban quản lý là người điều phối: mọi việc thi công cần qua ban quản lý để đăng ký giờ, khu vực và người ra vào.
• Ranh giới trách nhiệm: phần nào thuộc tòa nhà, phần nào thuộc khách thuê cần rõ trước khi thi công.

Dấu hiệu tòa nhà cần sửa chữa hoặc cải tạo

• Trần hành lang, nhà vệ sinh chung có vết ố hoặc nhỏ nước.
• Nhà vệ sinh chung hay nghẹt, có mùi, thiết bị hỏng lặp lại.
• Aptomat một số tầng hay nhảy khi khách thuê thêm thiết bị.
• Đèn hành lang, đèn thoát hiểm có chỗ tắt, chỗ mờ.
• Khách thuê mới cần chia lại mặt bằng, kéo thêm điện, dời đầu báo cháy.
• Ban quản lý nhận nhiều phản ánh giống nhau từ nhiều tầng.

Nguyên nhân tòa nhà văn phòng nhanh xuống cấp

• Sửa chữa theo từng phản ánh: mỗi lần một đội thợ, không có hồ sơ chung, lỗi cũ quay lại.
• Khách thuê tự cải tạo không đồng bộ: đi thêm dây, thêm vách, thêm thiết bị mà không tính lại hệ thống chung.
• Chống thấm mái, sân thượng, khu vệ sinh lão hóa: nước ngấm xuống trần tầng dưới.
• Phụ tải điện tăng dần: thêm máy lạnh, máy chủ, thiết bị văn phòng nhưng tủ điện và dây chính giữ nguyên.

Cách tự kiểm tra trước khi gọi thợ

Ban quản lý có thể làm một vòng kiểm tra đơn giản:

• Tổng hợp phản ánh của khách thuê vài tháng gần nhất, đánh dấu lỗi lặp lại theo tầng.
• Đi một vòng sân thượng sau mưa, xem chỗ đọng nước, vết nứt, chân tường.
• Kiểm tra trần hành lang, trần nhà vệ sinh chung từng tầng, chụp lại vết ố.
• Ghi lại tầng nào hay nhảy aptomat, vào giờ nào.
• Kiểm tra đèn hành lang, đèn thoát hiểm, biển chỉ dẫn có sáng đủ không.

Nếu thấy tủ điện nóng, có mùi khét hoặc nước gần thiết bị điện, hãy ngắt khu vực đó nếu làm được an toàn và gọi thợ ngay.

Muốn biết nên làm hạng mục nào trước? Gửi yêu cầu trên Thotot kèm ảnh hiện trạng và danh sách phản ánh theo tầng để thợ đến khảo sát.

Sai lầm thường gặp khi cải tạo tòa nhà văn phòng

• Thi công trong giờ hành chính: tiếng khoan, bụi và mùi sơn làm khách thuê khó chịu.
• Không báo trước cho khách thuê: cắt điện, cắt nước bất ngờ gây gián đoạn công việc của họ.
• Làm đẹp sảnh trước, xử lý thấm sau: trần mới làm lại bị ố.
• Để mỗi khách thuê tự thuê thợ đụng vào hệ thống chung: khó kiểm soát chất lượng và an toàn.

Quy trình thi công, cải tạo tòa nhà văn phòng trọn gói

1. Khảo sát cùng ban quản lý: sân thượng, trục kỹ thuật, tủ điện, nhà vệ sinh chung, hành lang, sảnh và một số mặt bằng đại diện.
2. Phân định phạm vi: phần thuộc tòa nhà, phần thuộc khách thuê, phần cần khách thuê phối hợp.
3. Lập danh sách hạng mục theo mức ưu tiên: an toàn và thấm dột trước, thẩm mỹ khu chung sau.
4. Báo giá theo hạng mục: tách riêng chống thấm, điện, nước, khu chung để chủ tòa nhà chia ngân sách theo đợt.
5. Lên lịch theo tầng và khung giờ: việc ồn, bụi làm buổi tối hoặc cuối tuần; việc nhẹ làm trong ngày nếu ban quản lý đồng ý.
6. Thông báo trước cho khách thuê: thời gian, khu vực, việc có cắt điện hay nước không.
7. Thi công có che chắn: bảo vệ thang máy, sàn hành lang, khu vực khách thuê; dọn sạch sau mỗi ca.
8. Nghiệm thu từng hạng mục cùng ban quản lý: chạy thử điện, nước, đèn, thiết bị.
9. Bàn giao hồ sơ: ảnh phần ngầm trước khi đóng trần, sơ đồ điện, nước để bảo trì về sau.

Cách chia khu và làm ngoài giờ cũng giống như khi thi công, cải tạo siêu thị làm ngoài giờ để không làm gián đoạn hoạt động.

Lợi ích của hợp đồng thi công trọn gói cho tòa nhà văn phòng

• Ban quản lý chỉ làm việc với một đầu mối: không phải điều phối nhiều đội thợ trong cùng một tòa nhà.
• Một lịch thi công chung: dễ báo trước cho khách thuê, ít chồng chéo.
• Một chuẩn cho khu chung: cùng loại vật tư, thiết bị, dễ thay thế.
• Kiểm soát việc đụng vào hệ thống chung: điện, nước, báo cháy được làm theo một phương án.

Sau khi cải tạo, tòa nhà nên có lịch kiểm tra định kỳ. Bài dịch vụ bảo trì định kỳ cho tòa nhà văn phòng gợi ý những gì cần kiểm tra ở khu chung.

Chọn phương án theo tình trạng

Công trình văn phòng Thotot đã làm

Thotot chưa đăng công trình cho cả một tòa nhà văn phòng nhiều đơn vị thuê. Dưới đây là các hạng mục văn phòng đã đăng trên Thotot, đúng các phần khu chung và hệ thống kỹ thuật nói trong bài.

Lưu ý khi thuê đơn vị thi công và nhận báo giá

• Hỏi đơn vị thi công có làm được ngoài giờ, cuối tuần không.
• Thống nhất với ban quản lý quy định ra vào, đăng ký thợ, giờ dùng thang máy chở vật tư.
• Báo giá nên tách theo hạng mục và ghi rõ vật tư, cách làm.
• Hỏi cách che chắn, dọn dẹp khu chung sau mỗi ca.

Tòa nhà đang có khách thuê có cải tạo trọn gói được không?

Được, nếu chia theo tầng, theo khu và làm ngoài giờ. Việc gây ồn, bụi hoặc cần cắt điện, nước nên báo trước cho khách thuê và làm buổi tối hoặc cuối tuần.

Ai chịu trách nhiệm phần cải tạo trong mặt bằng khách thuê?

Thường tùy hợp đồng thuê giữa chủ tòa nhà và khách thuê. Nên rõ phần nào thuộc tòa nhà, phần nào thuộc khách thuê trước khi lập báo giá.

Khách thuê mới chia lại vách thì có cần dời đầu báo cháy không?

Có thể cần. Khi mặt bằng thay đổi, vị trí đầu báo cháy, sprinkler và đèn thoát hiểm nên được kiểm tra lại cùng ban quản lý và đơn vị có chuyên môn.

Cải tạo tòa nhà văn phòng nên chia làm mấy đợt?

Tùy ngân sách và mức độ xuống cấp. Cách thường dùng là xử lý thấm dột và hệ thống kỹ thuật trước, sau đó khu chung như hành lang, nhà vệ sinh, cuối cùng là sảnh.

Liên hệ Thotot để được tư vấn, khảo sát và báo giá

Thi công, sửa chữa và cải tạo tòa nhà văn phòng trọn gói theo kế hoạch chung giúp ban quản lý giảm phản ánh, giữ khu chung sạch đẹp và khách thuê vẫn làm việc bình thường. Khi thợ khảo sát tận nơi, bạn biết đúng hiện trạng, có phương án và báo giá theo từng hạng mục trước khi quyết định.

Hãy gửi yêu cầu tư vấn trên Thotot kèm địa chỉ, số tầng, số đơn vị thuê và ảnh hiện trạng. Thotot sẽ liên hệ xác nhận, hẹn khảo sát, bạn xem phương án rồi mới quyết định.