Văn phòng cần chia lại chỗ ngồi, thêm phòng họp, đi lại điện mạng, nhưng công ty không thể cho cả phòng nghỉ làm. Nhân viên vẫn phải họp khách, gọi điện, làm hồ sơ ngay cạnh khu đang tháo trần, khoan tường.

Sai lầm phổ biến là chốt ngày khởi công trước, tính chuyện chỗ ngồi tạm, giờ làm ồn và quy định tòa nhà sau. Kết quả là tiếng khoan giữa cuộc họp, bụi phủ lên máy tính, mạng rớt cả buổi sáng và ban quản lý tòa nhà yêu cầu dừng thi công.

Bài viết này giúp bạn tổ chức cải tạo văn phòng đang làm việc theo từng khu, từng khung giờ, để công việc của nhân viên ít bị gián đoạn nhất và thợ vẫn làm đúng kỹ thuật.

Trả lời nhanh

Cải tạo văn phòng đang làm việc vẫn làm được nếu chia mặt bằng thành từng khu, dời người sang khu đã xong trước khi làm khu tiếp theo, và dồn việc ồn, bụi vào ngoài giờ theo quy định tòa nhà. Điều quan trọng là chốt lịch với ban quản lý tòa nhà, bộ phận IT và từng phòng ban trước khi khởi công, không phải trong lúc đang làm.

Dấu hiệu bạn cần một kế hoạch thi công riêng cho văn phòng đang làm việc

  • Phạm vi cải tạo chạm vào khu nhiều người ngồi: chia lại cụm bàn, làm vách, thay trần khu làm việc chung.
  • Phải đi lại dây điện, dây mạng trên trần hoặc dưới sàn ở khu đang có người dùng máy tính.
  • Văn phòng nằm trong tòa nhà có giới hạn giờ làm ồn, giờ chở vật tư và yêu cầu đăng ký thợ.
  • Có phòng máy chủ, tủ mạng, máy chấm công hoặc khu hồ sơ không được gián đoạn hay để người lạ ra vào.

Vì sao cải tạo văn phòng đang làm việc dễ gây xáo trộn

  • Không chia khu: tháo dỡ cùng lúc nhiều nơi, không còn chỗ trống cho nhân viên ngồi tạm.
  • Việc ồn làm trong giờ hành chính: khoan bê tông, cắt sàn, đập tường đúng lúc đang họp hoặc gọi điện cho khách.
  • Không có kế hoạch cho điện, mạng: thợ cắt nhánh điện hoặc rút dây mạng mà bộ phận IT không được báo trước.
  • Bụi không được khoanh vùng: không che chắn, không hút bụi tại chỗ, bụi lan sang máy tính, máy in, hồ sơ.
  • Bỏ qua quy định tòa nhà: chưa đăng ký thợ, bị chặn vật tư hoặc yêu cầu ngừng thi công.

Cách tự chuẩn bị trước khi gọi thợ

Bạn và bộ phận hành chính có thể làm trước trong vài buổi:

  1. Vẽ sơ đồ mặt bằng đơn giản, đánh dấu khu cần cải tạo và khu giữ nguyên.
  2. Ghi số người, phòng ban ở từng khu và những ngày không được làm phiền như họp lớn, đón khách.
  3. Xin ban quản lý tòa nhà quy định thi công: giờ được làm ồn, giờ dùng thang hàng, hồ sơ cần nộp, quy định về đầu báo cháy, sprinkler.
  4. Hỏi bộ phận IT vị trí tủ mạng, máy chủ, các thiết bị không được ngắt và khung giờ có thể ngắt.

Bạn chưa biết nên chia văn phòng thành mấy đợt? Gửi yêu cầu khảo sát trên Thotot kèm sơ đồ mặt bằng, thợ sẽ đến xem tận nơi và đề xuất cách chia khu phù hợp.

Sai lầm thường gặp khi cải tạo văn phòng đang làm việc

  • Chốt tiến độ trước khi hỏi tòa nhà: giờ làm ồn bị giới hạn khiến tiến độ vỡ ngay tuần đầu, phải dời ngày bàn giao.
  • Cho nhân viên ngồi cạnh khu thi công không có vách tạm: bụi, tiếng ồn và vật tư vướng lối đi, dễ va chạm, mất tập trung.
  • Đóng trần, ốp vách trước khi đối chiếu ổ cắm, điểm mạng: dời người về chỗ mới mới phát hiện thiếu ổ, phải mở trần, khoan lại.
  • Tự che kín hoặc tháo đầu báo cháy để khỏi báo nhầm: có thể vi phạm quy định tòa nhà và mất an toàn; việc này phải phối hợp với ban quản lý.
  • Không dọn sau mỗi ca làm đêm: sáng hôm sau nhân viên vào làm giữa bụi và xà bần.

Nếu công ty có nhiều chi nhánh, sau cải tạo nên tính lịch kiểm tra định kỳ như bài bảo trì định kỳ cho chuỗi văn phòng.

Quy trình tổ chức thi công khi văn phòng vẫn làm việc

  1. Khảo sát hiện trạng: kiểm tra trần, sàn, tủ điện, điểm mạng, máy lạnh và quy định tòa nhà. Bỏ bước này thì phương án chia khu chỉ là phỏng đoán.
  2. Chia giai đoạn: xác định khu làm trước để có chỗ dời người; mỗi giai đoạn ghi rõ hạng mục và ngày bàn giao, tránh làm chồng chéo.
  3. Lập lịch theo khung giờ: việc ồn, bụi như tháo dỡ, cắt, khoan xếp vào buổi tối hoặc cuối tuần theo quy định tòa nhà, để không phải dừng giữa chừng.
  4. Nộp hồ sơ, đăng ký thợ: gửi ban quản lý bản vẽ, danh sách thợ, giờ chở vật tư; thiếu bước này thợ có thể bị chặn ở cửa.
  5. Che chắn và dời đồ: dựng vách hoặc bạt tạm, che máy tính, khóa hoặc dời hồ sơ, bố trí chỗ ngồi tạm.
  6. Thi công từng khu: tháo dỡ trong phạm vi khu, đi lại điện, mạng, làm vách, trần, chừa lỗ đèn, miệng gió, đầu báo.
  7. Kiểm tra trước khi đóng kín: đối chiếu vị trí ổ cắm, điểm mạng với sơ đồ chỗ ngồi, chụp ảnh đường dây trên trần trước khi đóng tấm.
  8. Nghiệm thu rồi mới dời người về: thử từng ổ cắm, điểm mạng, đèn, vệ sinh xong mới chuyển sang khu kế tiếp. Bỏ bước này, lỗi sẽ lộ ra khi nhân viên đã ngồi vào.

Ca thực tế Thotot: cải tạo tổng thể văn phòng theo giai đoạn

Công trình Cải tạo tổng thể văn phòng là dạng việc làm khi văn phòng vẫn có người làm: số nhân sự đã thay đổi, thiếu phòng họp, dây điện mạng chằng chịt, trần, sàn, sơn đã cũ. Cách làm là khảo sát hiện trạng và quy định tòa nhà, bố trí lại mặt bằng theo số nhân sự, rồi chia từng khu và dời nhân sự sang khu đã xong trước khi làm khu tiếp theo. Việc ồn, bụi xếp ngoài giờ hoặc cuối tuần; tủ mạng, máy chủ, máy chấm công được giữ hoạt động hoặc hẹn giờ với bộ phận IT nếu phải dời. Cuối mỗi ca, khu thi công được dọn để sáng hôm sau nhân viên vào làm được, và khi bàn giao thợ giao lại sơ đồ điện, mạng.

Chọn cách tổ chức theo phạm vi cải tạo

Tình trạng Cách xử lý Mức can thiệp
Sơn lại, thay đèn, thay thảm vài khu Làm cuối tuần hoặc buổi tối, không cần dời chỗ ngồi lâu Nhẹ
Làm vách, chia thêm phòng họp Chia khu, dựng vách tạm, dời một nhóm người sang chỗ khác Trung bình
Thay trần, đi lại điện mạng khu làm việc chung Chia nhiều giai đoạn, làm việc ồn ngoài giờ, phối hợp tòa nhà về báo cháy, miệng gió Lớn
Bố trí lại gần như toàn bộ văn phòng Cân nhắc chỗ làm việc tạm hoặc cho một số bộ phận làm từ xa theo đợt Lớn

Công trình thực tế Thotot đã làm

Công trình Điểm liên quan
Cải tạo tổng thể văn phòng Bố trí lại theo số nhân sự, chia giai đoạn để vẫn làm việc được
Đi dây mạng, điện nhẹ văn phòng Đi dây theo sơ đồ chỗ ngồi, hẹn giờ ngắt mạng khi làm lại hệ cũ, đánh số từng điểm
Lắp ổ cắm sàn, hộp điện bàn làm việc văn phòng Hẹn giờ đục, cắt ngoài giờ, che máy tính và hút bụi tại chỗ
Cải tạo khu văn phòng nhà xưởng Khảo sát nguồn điện trước khi bố trí, tiến độ chia giai đoạn để văn phòng vẫn làm việc

Lưu ý khi thuê thợ và nhận báo giá cải tạo văn phòng

  • Hỏi đơn vị thi công đã nắm quy định của tòa nhà chưa và ai chịu trách nhiệm làm hồ sơ đăng ký.
  • Yêu cầu báo giá tách theo từng khu, từng hạng mục, ghi rõ phần không gồm như bàn ghế, thiết bị IT.
  • Hỏi rõ phần nào làm ngoài giờ, cuối tuần, vì khung giờ ảnh hưởng chi phí và tiến độ.
  • Thống nhất cách che chắn, dọn vệ sinh sau mỗi ca và ai giữ thẻ ra vào.
  • Hỏi cách nghiệm thu từng khu trước khi dời người về và tài liệu bàn giao như sơ đồ điện, mạng.

Cách sắp lịch vừa sửa vừa hoạt động cho mô hình có khách ra vào được bàn trong bài cải tạo nhà hàng đang kinh doanh.

Cải tạo văn phòng có bắt buộc phải cho nhân viên nghỉ làm không?

Thường không cần. Khi chia khu và làm việc ồn ngoài giờ, phần lớn nhân viên vẫn làm việc được; chỉ những nhóm ngồi đúng khu đang làm cần dời chỗ tạm.

Có cần xin phép ban quản lý tòa nhà không?

Văn phòng trong tòa nhà thường phải đăng ký hồ sơ, bản vẽ và danh sách thợ. Bạn nên hỏi ban quản lý trước khi chốt tiến độ.

Thay trần có ảnh hưởng hệ thống báo cháy không?

Có thể phải dời đầu báo, đầu phun sprinkler hoặc miệng gió theo trần mới. Việc này cần phối hợp với ban quản lý và đơn vị phụ trách hệ thống của tòa nhà.

Làm sao để mạng và máy chủ không bị gián đoạn?

Báo bộ phận IT từ lúc lập kế hoạch, giữ nguyên tủ mạng và máy chủ hoạt động, nếu phải dời thì hẹn một khung giờ cụ thể ngoài giờ làm việc.

Liên hệ Thotot

Cải tạo văn phòng đang làm việc nhẹ nhàng hơn khi đơn vị thi công khảo sát kỹ, chia khu và lịch phù hợp cách làm việc của công ty, báo giá rõ theo từng khu.

Hãy gửi yêu cầu khảo sát và báo giá trên Thotot kèm sơ đồ mặt bằng và những khung giờ văn phòng cần giữ yên. Thợ sẽ liên hệ hẹn lịch khảo sát, bạn xem phương án rồi mới quyết định.